In breve: Ogni movimento di merce nasce da un documento. Registrarlo bene rende l'azienda ordinata e affidabile.
Perché servono i documenti
Nella logistica le merci si spostano ogni giorno. Senza carta o file digitale, nessuno sa cosa è entrato o uscito.
Per questo ogni operazione ha un suo documento. Serve a tracciare la merce e a tutelare chi compra e chi vende.
Il magazziniere, il fornitore e il cliente devono leggere le stesse informazioni. Così evitano errori e contestazioni.
I documenti principali del ciclo logistico
L'ordine di acquisto è la richiesta che il cliente invia al fornitore. Indica prodotto, quantità e data di consegna.
Il documento di trasporto (DDT) accompagna la merce durante il viaggio. Riporta mittente, destinatario e descrizione dei colli.
La fattura è il documento fiscale. Indica il prezzo, l'IVA e il totale da pagare.
La bolla di carico e la bolla di scarico registrano l'entrata e l'uscita dal magazzino. Aggiornano le giacenze in tempo reale.
Ogni documento va registrato in ordine cronologico. Le registrazioni si fanno su software gestionali o registri cartacei.
Gli accordi commerciali
Un accordo commerciale è un'intesa scritta fra venditore e compratore. Definisce prezzi, sconti, tempi di consegna e modalità di pagamento.
Esistono accordi singoli, validi per una sola fornitura. Esistono anche contratti continuativi, validi per un anno o più.
Chi gestisce la logistica deve conoscere gli accordi. Solo così applica i prezzi e le condizioni giuste.
Come si registra un'operazione: esempio
Un supermercato ordina 100 casse di acqua a un fornitore. Il commerciale prepara l'ordine di acquisto.
Il fornitore spedisce la merce con un DDT. Il magazziniere controlla quantità e stato dei colli.
Se tutto è corretto, registra l'ingresso con una bolla di carico. Il software aggiorna in automatico la giacenza.
Pochi giorni dopo arriva la fattura. L'ufficio amministrativo la confronta con ordine e DDT, poi la registra in contabilità.
Parole difficili
- DDT: documento di trasporto che accompagna la merce dal mittente al destinatario.
- Giacenza: quantità di merce presente in magazzino in un dato momento.
- IVA: imposta sul valore aggiunto applicata su vendite di beni e servizi.
- Fornitore: azienda o persona che vende merce o servizi a un cliente.
- Contabilità: registrazione ordinata di tutte le operazioni economiche dell'azienda.
- Gestionale: programma informatico che gestisce documenti, magazzino e contabilità.
Riferimenti
- Norma: Norme generali e livelli essenziali delle prestazioni relativi al secondo ciclo del sistema educativo di istruzione e formazione
- Obiettivo formativo coperto: ob.iefp-tecnico-dei-servizi-logistici.competenze-tecnico-professionali.cl3.pianificazione-ciclo-logistico.03