In breve: Imparare a descrivere un processo aziendale a parole e a disegnarlo con simboli grafici condivisi.
Cosa significa rappresentare un processo
Un processo è una serie ordinata di attività che porta a un risultato. Per esempio, preparare una pizza segue passi precisi.
Nelle aziende serve descrivere bene i processi. Così tutti capiscono cosa fare e quando.
La descrizione può essere fatta in due modi. Si usa il testo scritto oppure si usano disegni e simboli.
Come si descrive un processo
La descrizione testuale elenca le attività con parole semplici. Si indica chi fa cosa, in quale ordine e con quali strumenti.
La rappresentazione grafica usa figure, frecce e simboli. Permette di vedere il processo a colpo d'occhio.
Lo schema grafico più usato è il diagramma di flusso. Ogni simbolo ha un significato preciso e condiviso.
Le forme principali sono di solito queste tre. Il rettangolo indica un'attività da svolgere. Il rombo indica una scelta o una decisione. L'ovale segnala l'inizio o la fine del processo.
Le frecce collegano i simboli e mostrano la direzione del lavoro. La sequenza si legge dall'alto verso il basso.
Esempi pratici
Pensiamo a un cliente che ordina un caffè al bar. Si possono descrivere i passi a parole oppure disegnarli.
Esempio testuale:
- Il cliente entra nel bar.
- Ordina il caffè alla cassa.
- Paga lo scontrino.
- Consegna lo scontrino al barista.
- Riceve il caffè.
Esempio grafico (descritto):
- Ovale "Inizio" → rettangolo "Ordina caffè" → rettangolo "Paga" → rombo "Pagamento ok?" → se sì, rettangolo "Prepara caffè" → ovale "Fine".
Il diagramma rende chiari anche i punti di controllo. Aiuta a trovare errori e a migliorare il servizio.
In azienda questi schemi servono per formare i nuovi addetti. Servono anche per verificare la qualità del lavoro svolto.
Parole difficili
- Processo: insieme ordinato di attività collegate che producono un risultato.
- Diagramma di flusso: disegno che mostra i passi di un processo con simboli.
- Simbolo: figura grafica con un significato condiviso e fissato per convenzione.
- Sequenza: ordine con cui le attività si susseguono nel tempo.
- Decisione: punto del processo in cui si sceglie tra due strade possibili.
Riferimenti
- Norma: Norme generali e livelli essenziali delle prestazioni relativi al secondo ciclo del sistema educativo di istruzione e formazione
- Obiettivo formativo coperto: ob.iefp-tecnico-dei-servizi-di-impresa.competenze-tecnico-professionali.cl3.sistemi-gestione-integrati.10