In breve: I software gestionali aiutano l'azienda a registrare fatture, pagamenti e movimenti contabili in modo ordinato e veloce.
A cosa serve un software gestionale
Ogni azienda ha bisogno di tenere in ordine i propri documenti contabili. Parliamo di fatture, ricevute, pagamenti e movimenti di magazzino.
Fare tutto a mano richiede molto tempo. Inoltre aumenta il rischio di errori nei calcoli. Per questo si usano programmi specifici, chiamati software gestionali.
Un software gestionale è uno strumento di lavoro. Permette di registrare i dati una sola volta e riutilizzarli in più documenti.
Come funziona in pratica
Il software è organizzato in aree di lavoro. Ogni area si occupa di una funzione diversa dell'azienda.
Le aree più comuni sono:
- anagrafica clienti e fornitori
- ciclo attivo (fatture di vendita)
- ciclo passivo (fatture di acquisto)
- prima nota e contabilità generale
- gestione del magazzino
L'utente inserisce i dati nelle apposite maschere. Il programma calcola in automatico totali, IVA e scadenze. Poi salva tutto in un archivio chiamato database.
Molti gestionali permettono anche di stampare i registri obbligatori. Tra questi troviamo il libro giornale e i registri IVA.
Esempi pratici di utilizzo
Esempio 1 — Emettere una fattura. L'impiegato sceglie il cliente dall'anagrafica. Aggiunge i prodotti venduti e le quantità. Il software calcola il totale e l'IVA. La fattura è pronta per essere inviata.
Esempio 2 — Registrare un pagamento. Arriva un bonifico da un cliente. L'utente collega l'incasso alla fattura corrispondente. Il programma aggiorna in automatico il saldo del cliente.
Esempio 3 — Foglio elettronico di supporto. Per analisi semplici si può usare anche un foglio di calcolo. Ad esempio Excel o Calc di LibreOffice. È utile per riepiloghi mensili o piccoli rendiconti.
Tra i software gestionali più diffusi in Italia ci sono soluzioni di diverse aziende. La scuola sceglie quello più adatto al proprio laboratorio.
Parole difficili
- Software gestionale: programma che aiuta a gestire le attività amministrative dell'azienda.
- Anagrafica: archivio con i dati di clienti e fornitori.
- Ciclo attivo: insieme delle operazioni di vendita verso i clienti.
- Ciclo passivo: insieme delle operazioni di acquisto dai fornitori.
- Prima nota: registro dove si annotano le operazioni economiche quotidiane.
- Database: archivio digitale che conserva dati in modo ordinato.
Riferimenti
- Norma: Norme generali e livelli essenziali delle prestazioni relativi al secondo ciclo del sistema educativo di istruzione e formazione
- Obiettivo formativo coperto: ob.iefp-tecnico-dei-servizi-di-impresa.competenze-tecnico-professionali.cl3.amministrazione-contabilita.05