In breve: Documentare significa scrivere e conservare le informazioni utili su come lavora un'azienda. Serve per organizzare il lavoro e controllare i costi.
Cosa vuol dire documentare
Documentare significa raccogliere informazioni in modo ordinato. In un'azienda grafica si scrive chi fa cosa, quando e con quali costi.
Questi documenti servono a tutti: titolari, lavoratori e clienti. Senza documenti chiari il lavoro diventa confuso e si perdono soldi.
La documentazione riguarda due aspetti principali. Il primo è organizzativo: ruoli, tempi e fasi del lavoro. Il secondo è economico: costi, ricavi e materiali usati.
Come si documenta un processo produttivo
In una tipografia ogni lavoro segue delle fasi precise. Si parte dall'ordine del cliente e si arriva al prodotto finito.
Per ogni fase si scrive: chi la esegue, quanto tempo richiede e quali materiali servono. Questi dati si raccolgono in schede e tabelle.
Sul piano organizzativo si usano strumenti come l'organigramma e il diagramma di flusso. L'organigramma mostra i ruoli, il diagramma mostra le fasi del lavoro.
Sul piano economico si registrano i costi del lavoro. Si contano materiali, ore di lavoro e uso delle macchine. Così si capisce il prezzo giusto del prodotto.
Esempi pratici
Esempio 1: una tipografia stampa 1000 volantini. Si compila una scheda con i dati del cliente, la quantità e la data di consegna.
Esempio 2: per calcolare il costo si scrivono carta usata, inchiostro, ore di stampa e ore di grafica. La somma dà il costo totale.
Esempio 3: un diagramma di flusso mostra le fasi del lavoro grafico. Si parte da bozza, poi correzione, stampa e consegna.
Esempio 4: il preventivo è un documento che unisce dati organizzativi ed economici. Indica tempi di consegna e prezzo finale per il cliente.
Parole difficili
- Documentazione: insieme di documenti che descrivono un'attività in modo ordinato.
- Processo produttivo: serie di fasi che trasformano materiali in un prodotto finito.
- Organigramma: schema che mostra ruoli e responsabilità dentro un'azienda.
- Diagramma di flusso: disegno che mostra le fasi di un lavoro in ordine.
- Preventivo: documento che indica costi e tempi previsti per un lavoro.
- Costi: somma di denaro spesa per materiali, lavoro e macchinari.
Riferimenti
- Norma: Riordino degli istituti tecnici
- Obiettivo formativo coperto: ob.tecnico-grafica-comunicazione.organizzazione-e-gestione-dei-processi-produttivi.cl3.abilita-documentazione-attivita.01