In breve: Documentare i dati significa scrivere in modo chiaro come vengono raccolti, conservati e usati. Si usano regole condivise per renderli comprensibili a tutti.
Cosa vuol dire documentare i dati
Ogni azienda raccoglie tante informazioni ogni giorno. Pensiamo a un negozio online che registra ordini, clienti e pagamenti.
Questi dati devono essere descritti bene per essere utili nel tempo. Senza una buona descrizione, i dati diventano confusi.
Documentare significa scrivere cosa rappresenta ogni dato. Si indica anche da dove arriva e come viene usato.
Le tre fasi da documentare
La prima fase è la raccolta. Qui annotiamo da quale fonte arriva il dato: un modulo web, una cassa, un sensore.
La seconda fase è l'archiviazione. Spieghiamo dove il dato viene salvato e con quale struttura. Per esempio, in una tabella di un database.
La terza fase è l'utilizzo. Descriviamo chi può leggere il dato e per quale scopo lavorativo.
Per ogni fase si usano metodologie standard. Sono regole condivise che rendono il lavoro chiaro a tutti i colleghi.
Esempi pratici
Immaginiamo una scheda cliente in un'azienda di marketing. Documentiamo così il campo "email":
- Nome del campo: email_cliente
- Tipo: testo, massimo 100 caratteri
- Origine: modulo di iscrizione al sito
- Uso: invio newsletter promozionali
Un altro esempio è il diagramma di flusso. Mostra con frecce e riquadri il percorso del dato dall'ingresso all'archivio.
Si può usare anche una tabella chiamata dizionario dei dati. Elenca ogni campo con la sua descrizione breve.
Questi documenti aiutano un nuovo collega a capire il sistema in poche ore.
Parole difficili
- Database: archivio elettronico ordinato che conserva dati in tabelle collegate.
- Campo: singola informazione dentro una scheda, come nome o data.
- Dizionario dei dati: elenco che descrive ogni campo presente nell'archivio.
- Diagramma di flusso: disegno che mostra i passaggi di un processo con simboli.
- Metodologia standard: insieme di regole condivise per svolgere un lavoro.
- Fonte: luogo o strumento da cui proviene il dato raccolto.
Riferimenti
- Norma: Riordino degli istituti tecnici
- Obiettivo formativo coperto: ob.tecnico-amministrazione-finanza-marketing.informatica.cl3.documentazione-dati.01